Excel管理から脱却し、導入わずか2ヶ月で
工数管理のシステム化を実現できました！
（すててこ株式会社・河合様）
「お客様に笑顔をお届けする」ことを理念に掲げ、1946年創業以来、衣服・衣料品を提供する「すててこ株式会社」（本社：福井県）は、インターネット通販を主流に豊富な品揃えとお手頃な価格で、お客様にその価値を提供しつづけています。
2025年には自社の物流センターも竣工し、ますます事業規模を広げています。社員の方々の働きやすさや満足度にも注力されており、まさに従業員の方も含めた三方よしな経営理念を描かれている企業様です。
今回は、すててこ株式会社のマーケティング部で課長を務める河合様にお時間をいただき、導入の経緯と 「タイムデザイナー」に対する評価を伺いました。
すててこ株式会社
https://suteteko.jp/
インターネット通販で全国のお客様へ価値を届ける
ー すててこ株式会社様のビジネス内容を簡単にご紹介ください。
弊社は主に衣類・衣料品を商材としている小売業の会社となります。下着、靴下、ストッキング等の衣類商材を扱っており、販路としてはインターネット通販を使っています。
ネットの中でも主にECモールと言われる、楽天市場、ヤフーショッピング、アマゾン、最近で言うとメルカリ等、そういったモールに対してショップを出展して商品を販売をするというのが主な事業になっています。商材は大手メーカーから仕入れる一方で、プライベートブランド商品も企画・販売しています。
ー 河合様のお仕事内容をもう少し詳しく教えて頂けますでしょうか。
私はマーケティング部という部署の部署長をしております。マーケティング部では、主にインターネット通販の店舗の運営を行う部署になります。
弊社では、主に5つの部署がありまして「管理部・商品部・マーケティング部・物流部・CS部」があります。管理部はバックオフィス・経理等の仕事をする部門です。商品部・マーケティング部・物流部で、商品の仕入れからお客様に商品を届けるところまでを行っています。また、CS部はお客様からの問い合わせなど、顧客対応を行う部署です。
商品部で、バイヤー業務を行ったり、商品のページを作ったりして、その商品を、インターネット通販のモールに登録して実際に販売していくのがマーケティング部。物流部では、その名の通り物流業務を行っています。
ー 全体の業務の中で、商品の出品や販売といった部分の業務をされているのですね。
はい、商品の出品や各モールに広告を掲載したり、いわゆる販促と言われるところですね。
例えば季節に応じて、今ならこういった商品はどうですか？というようなオススメ・販促をLINEやメルマガ等も使って行っています。そういった業務を行う部署の統括という立場で働いております。
Excel管理の限界に直面し、
工数記録を活用できていなかった
ー タイムデザイナーを検討する以前はどのような課題を抱えていましたか。
もともとは日報という形で、メンバー各自がその日に何をやっていたかということを、退勤時にExcelファイルに時間を入力していました。
Excelファイルでの管理なので、時間記録が曖昧になってしまっていたり、記録を忘れてしまうというようなことも起きていました。記入する作業項目についても、メンバーごとに項目の粒度や、名称がバラバラになってしまっていたりと、統一感がないというケースもありました。
一応日報として、皆に毎日記録は付けてもらってはいたけれども、データとして十分に管理・活用できていない状況でした。
ー Excel管理は始めやすいですけど、システム化されていない分そういったやりづらさも出てきますよね。
そうですね。そんな中でCS部というお客様のサポート対応する部署がありまして、電話やメール等でお客様の対応をしているのですが、その部署で他の工数管理ツールを使い始めていました。
CS部以外の他の部署でも、Excel管理ではなくシステム化されたものを使っていかないと、全社的にきちんと工数管理をして、その活用をしていくことが出来ないよねということで、全体でのシステム導入を検討し始めました。
また、今年に弊社の物流センターが竣工したこともあり、全体的に業務フローの見直し・改善も進めていました。その一環で、社内の内線を一人一台、スマートフォンを会社支給したんです。物流等も扱うため、常にデスクワークをしているメンバーばかりではないのですが、スマートフォンを活用して、アプリで工数管理等もできるようにしたいという点でも検討を進めていました。
なぜタイムデザイナーを選んだのか
ー もともとCS部で他の工数管理ツールを使用していたとのことですが、全社でのツール導入にあたり、なぜタイムデザイナーに乗り換えたのでしょうか？
まずは導入コストが比較ポイントになりました。これまでExcel管理で記録していたところから、まずは何かシステムを導入しようというフェーズですと、導入コストが低い方がトライしやすいです。
その点、他のツールと比較して、タイムデザイナーは月額のコストが低く抑えられ、初期費用もかからないため、全社的に導入するにあたってハードルが低かったというのが理由の１つになります。
ー 今回、40〜50名様ほどの規模で導入していただきましたが、人数が増えるとコストは気になるところですよね。それ以外に気にしたポイントはありますか？
先ほどお話しした通り、メンバーがスマートフォンで工数を記録できることです。また、メンバーが使い続けやすいように、なるべくシンプルな操作性のツールの方が良いとも思っていました。タイムデザイナーは、スマートフォン対応をしており、シンプルな使い勝手でしたので、その点でもマッチしていると感じて採用しました。
わずか2ヶ月でスムーズに定着
ー タイムデザイナーの導入を決めてから、実際に導入をできるまでにどのぐらいの期間がかかりましたか？
まずは1週間ぐらいで、各部署長で作業項目のマスタ設計などを行って、そこからメンバー皆で工数を記録し始めました。作業項目の粒度や精度は、追々改善していくという前提で、ひとまず使い始めた形です。
全社的に導入して、ある程度の期間の工数も見れるようになってというのが、導入開始から大体1〜2ヶ月ぐらいだと思います。
ー 導入にあたって苦労された点などはありますか？
あまり苦労した点というのは思い浮かばないですね。一部、使っていく中でシステム的な不具合にあたってしまったことはありましたが、連絡をしたらすぐに対応していただけたので、特に導入に支障があったということも無かったです。
工数の見える化を実現して、さらなる改善へ
ー 実際に導入をしてみて、成果としてはいかがでしたでしょうか？
それぞれの部署メンバーが、その日何をしているのかが、はっきりと見えるようになりました。以前もExcelファイルを開いて集計すれば確認できましたが、手間が大きく現実的ではありませんでした。
タイムデザイナーを導入して、Webブラウザ上でクリックしていけば、簡単に見たいものが見れるようになったので、その点がすごくありがたいなと感じています。
また、Webページの制作を行っている部署であれば、1つの商品のページを作るのに、どれだけの時間がかかっているのかといったようなことも、より具体的な数字を出して見れるようになったので、それを目標設定に活かしたりといったことも出来るようになってきました。
ー 今後はどのようなことに活用していきたいという展望はありますか？
そうですね、現状はまだ導入して2ヶ月ちょうどといったところですので、各部署で作業項目の定義等を改善しながら、皆で工数を記録していこうという段階になっています。
弊社では年に2回会社の大きなイベントとして棚卸しというものがあります。棚卸し業務は作業量が多いため、物流部のメンバーだけではなく、他の部署のデスクワークのメンバーも手伝って作業を進めたりしています。
今回、タイムデザイナーを導入してから初めての棚卸しがあったのですが、デスクワークのメンバーは「物流ヘルプ」というような作業名で工数を記録していましたが、物流メンバーはその「棚卸し」という作業名で工数を記録していました。
そのような表記揺れが発生したりしてしまったのですが、今後このあたりも改善して「棚卸し」という項目に統一していけば、会社全体で棚卸しにかかった時間・コストを簡単に把握できるようになるかと感じていますので、そのあたりの精度を上げていきたいと考えています。
そうして改善を進めていけば、いずれは各業務にかかるコスト等を分析することができるようになり、より経営判断にも役立てることが出来るのではないかと感じています。
タイムデザイナーを使ってみて
特に評価している点について
ー 実際にタイムデザイナーを使ってみて良かったと感じる点はありますか？
Googleカレンダーと連携できるのはありがたいなと思いました。Googleカレンダーの予定から、ワンクリックで工数を記録することが出来るので、そこはすごく便利だなと思いました。
あとは全体的に画面の操作性・GUIが結構シンプルなので、そこが使いやすいと感じています。やはり複雑な画面や機能だと、みんな嫌になってしまうかと思いますので、シンプルで使いやすいという点も良かったです。導入時にも、メンバーに操作の説明等はあまりしていなかったのですが、直感的に使えていたようでした。
また、何か不具合を見つけたり、質問があった場合にも、問い合わせのレスポンスが早く、迅速に対応していただけたので、サポート面でも安心感がありました。
ー 最後に、タイムデザイナーをどのような企業にお勧めしたいですか。
そうですね、どの業種でも工数を管理していかなければならないというのは変わらないかと思っています。
特定の業種に限らず、工数管理をちゃんと始めなければというところに課題を感じている企業さんであれば、タイムデザイナーは導入コストも低く、使い勝手もシンプルでトライしやすいかと思いますので、是非一度検討してみると良いのではないかと思います。
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