アウトソーシング事業の業務で、作業時間の可視化など 3 つの効果を実感しています

トライアンフは、クライアント企業様の人事課題解決を提供している会社です。

採用や労務のコンサルティングやアウトソーシング、組織診断など多彩なソリューションを提供しております。

私は、常駐で RPO（Recruitment Process Outsourcing）を提供する部署に所属しています。本来はクライアント企業にメンバーが常駐して人事・採用業務を代行するのですが、コロナ禍はリモートワークが中心になりました。

私は、大手 IT 企業の大規模採用オペレーションのプロジェクトリーダーを務めています。クライアントの契約社員やアルバイトの採用に関する面接、スケジュール管理などが主な業務内容です。

そのほか、メンバーの管理や教育、トライアンフとクライアントとの窓口的な役割も担っています。

当事業部はとても真面目で、責任感の強いメンバーがそろっています。そしてクライアントはとても素晴らしい企業で、また人事の方々もとても素晴らしい方々ばかりですので、少しでもクライアントの採用成功に貢献しようと懸命に取り組んでいます。

ただ、それゆえに採用が活発な繁忙期になると残業が多くなりやすく、負荷が高まります。この「負荷が高い」が担当する領域や役割、時間によってまちまちで、メンバー間の仕事量、就業時間に大きな差異が出るのです。毎日残業のメンバーがいたり、お昼休憩が取れていないメンバーがいたりする中で、定時に帰宅できるメンバーもいました。

このことに問題意識を持ちマネージャーへ相談したところ、誰が何に時間をかけているのかという事実を把握し、何を課題とするのかを明確にするよう指示されました。繁忙期にただ人員を追加するのではなく、どの仕事にどれだけ時間を費やしているのか、それが応募数とどう関連性があるのか等、工数をしっかり把握した上で対策を施すことが課題だったのです。

工数の正確な把握。それをもってクライアントと人員の増減の基準を持つこと、メンバー同士の仕事量のバランス調整、無駄の排除です。これらをしつつより働きやすい職場環境を実現していきたいと考えていました。

スプレッドシートで日々のタスク表を作成し、タスク単位で終了の有無だけを把握していました。工数までは管理していないので細かなデータ分析ができませんでした。コロナ禍でリモートワークになり、ますます現状を把握することが難しくなりました。

弊社には、熊本県にアウトソーシング専門部隊の BPO センターがあります。そこが工数管理ツールを導入しており、「とても効果があった」という話を教えてくれました。工数を明確にし、チーム内の業務量やクライアント企業様との業務調整を円滑に行っているそうです。

BPO センターが使用しているツールも使用しながら、他の工数管理ツールを探していたところ、タイムデザイナーを見つけました。タスク管理機能があり、分析もしやすそうだったためトライアルで使用してみることにしました。

まずリーダー数名が使い方を理解するように努めました。そして、メンバー 10 名ほどに使ってもらい、トライアル期間を 1 ヶ月ほどもうけました。その後、速やかに常駐先のメンバー全員 25 名でタイムデザイナーを本稼働させることができました。

機能がシンプルで使いやすいことです。ツール活用に慣れている人ならマニュアルを見なくても、どんどん使いこなしていけます。また、生データだけでなく分析データをダウンロードできるので、分析作業がとても楽になると感じました。従来どおりにタスクを管理でき、さらに工数をしっかり把握できることを確認できたので導入を決断しました。

各メンバーがどのような業務に時間を費やしているのか、現状を把握できるようになりました。コロナ禍なので「打ち合わせ」に多くの工数が費やされていることもデータで示されました。

データが集まることでどの業務に工数がかかっているのか、そして時間がかかっている業務に対してその作業時間は適切なのか、という議論が他チームとも具体的に行えるようになりました。そこから、もっと良い方法はないのか、と今後は業務改善提案へ向けた具体的な検討が行いやすくなりそうです。

私達は、採用する職種ごとに担当メンバーを決めています。営業職を担当するのはメンバー A、開発職を担当するのはメンバー B といった感じです。例えば、営業職を 10 名募集して開発職を 6 名しか募集しないとします。当然、メンバー A は忙しくてメンバー B は余裕があるはずです。ところが、分析データを見てみると二人の工数はほぼ同量でした。

「なぜだろう？」と考えました。ここから分かったことは、メンバー A は業務量が多い分スピードを上げて対応し、一つの業務にかける時間をそれまでより短くし、一方でメンバー B は一つひとつ時間をかけ丁寧に進めていたことがわかりました。

こういう時は、リーダーである私が二人の仕事を適切にマネジメントすることで仕事量を平準化させて負荷を最適化させる必要があります。その結果、生産性が高まり、ワークライフバランスも実現できるでしょう。

リモートワークがメインの企業にお勧めです。現場の状況を把握することでお互いのコミュニケーションが円滑化できるからです。特に管理者の方にとっては、生産性を可視化させることのできる便利なツールだと思います。それから、決まった時間で仕事を終えなければいけない、アウトソーシング業界などの企業にも有効だと思います。