アウトソーシング事業の業務で
作業時間の可視化など３つの効果を実感しています

トライアンフは、クライアント企業様の人事課題解決を提供している会社です。
採用や労務のコンサルティングやアウトソーシング、組織診断など多彩なソリューションを提供しております。

私は、常駐でRPO (Recruitment Process Outsourcing)を提供する部署に所属しています。
本来はクライアント企業にメンバーが常駐して人事・採用業務を代行するのですが、コロナ禍はリモートワークが中心になりました。

当事業部はとても真面目で、責任感の強いメンバーがそろっています。そしてクライアントはとても素晴らしい企業で、また人事の方々もとても素晴らしい方々ばかりですので、すこしでもクライアントの採用成功に貢献しようと、懸命に取り組んでいます。

ただ、それゆえに採用が活発な繁忙期になると残業が多くなりやすく、負荷が高まります。
この「負荷が高い」が担当する領域や役割、時間によってまちまちで、メンバー間の仕事量、就業時間に大きな差異が出るのです。毎日残業のメンバーがいたり、お昼休憩が取れていないメンバーがいたりする中で、定時に帰宅できるメンバーもいました。

このことに問題意識を持ちマネージャーへ相談したところ、誰が何に時間をかけているのかという事実を把握し、何を課題とするのかを明確にするよう指示されました。

繁忙期にただ人員を追加するのではなく、どの仕事にどれだけ時間を費やしているのか、それが応募数とどう関連性があるのか、等、工数をしっかり把握した上で、対策を施すことが課題だったのです。

工数の正確な把握。それをもってクライアントと人員の増減の基準を持つこと、メンバー同士の仕事量のバランス調整、無駄の排除です。これらをしつつより働きやすい職場環境を実現していきたいと考えていました。

スプレッドシートで日々のタスク表を作成し、タスク単位で終了の有無だけを把握していました。工数までは管理していないので細かなデータ分析ができませんでした。コロナ禍でリモートワークになり、ますます現状を把握することが難しくなりました。

弊社には、熊本県にアウトソーシング専門部隊のBPOセンターがあります。そこが工数管理ツールを導入しており、「とても効果があった」という話を教えてくれました。工数を明確にし、チーム内の業務量やクライアント企業様との業務調整を円滑に行っているそうです。

BPOセンターが使用しているツールも使用しながら、他の工数管理ツールを探していたところ、タイムデザイナーを見つけました。タスク管理機能があり、分析もしやすそうだったためトライアルで使用してみることにしました。

まずリーダー数名が使い方を理解するように努めました。そして、メンバー10名ほどに使ってもらい、トライアル期間を1ヵ月ほどもうけました。その後、速やかに常駐先のメンバー全員25名でタイムデザイナーを本稼働させることができました。

機能がシンプルで使いやすいことです。ツール活用に慣れている人ならマニュアルを見なくても、どんどん使いこなしていけます。また、生データだけでなく分析データをダウンロードできるので分析作業がとても楽になると感じました。従来どおりにタスクを管理でき、さらに工数をしっかり把握できることを確認できたので導入を決断しました。