工数登録にかかる時間を
月間600時間以上も削減できました
（左から久保様、遠藤様、西村様）
採用業務支援（RPO）と採用コンサルティングサービスを提供する株式会社ツナググループ・ホールディングスは、採用代行から人材派遣、求人メディアの運営、システム開発まで幅広い事業を展開しています。
今回は、採用代行事業と開発事業において300名の社員がタイムデザイナーを利用した結果、どのような導入効果を得ているのかについて、情報セキュリティ室室長の西村様、経営戦略室 経営戦略部 ミッションスペシャリストの久保様、情報セキュリティ室 セキュリティ統括部の遠藤様にお話を伺いました。
社名：株式会社ツナググループ・ホールディングス
https://tghd.co.jp
採用プロセスの全てをカバー
（株式会社ツナググループ・ホールディングス様のホームページより）
ー 御社のビジネス内容を簡単にご紹介ください。
弊社は「採用市場のインフラになる」を経営理念に掲げ、採用プロセスの全てをカバーするサービスを提供しております。採用代行業務(RPO・BPO)や人材派遣業務を中心に、求人メディアを開発・運営したり、SIerとしてシステム開発もしております。
ー コンビニエンスストアも運営されているようですが、採用と関係があるのでしょうか。
コンビニエンスストアの運営は、店舗スタッフの採用に関するノウハウを得ることが目的です。弊社ではコンビニエンスストアに対してもスタッフ派遣を行っております。質の高いスタッフを派遣するためには、質の高いトレーニングが欠かせませんので、我々自身で店舗を運営して、トレーニングして教育を行っております。
ー そこまでされているとは驚きました。採用業務を徹底的に追及されていらっしゃるんですね。
弊社では、採用の全領域をカバーしておりますので、様々な職種の人材の採用業務でお役に立てるように努めております。
企業として必要な工数管理
（西村様）
ー タイムデザイナーを導入する以前から工数管理をされていたのでしょうか。
はい、採用代行部門でも開発部門でも工数管理をしておりました。私は、開発部門を担当しておりますので、プロジェクトの原価計算であったり、自社開発ソフトウェアを資産計上するときの仕掛品の管理であったりと、しっかり工数管理する必要性がありました。
採用代行部門でも工数管理をしておりました。採用代行で発生した工数が想定範囲に収まっていればいいのですが、そうでなければ収支が悪化します。利益を適切に把握するためにも工数管理は必要でした。
ー お客様との価格交渉にも工数管理のデータを活用されていますか。
価格交渉にはデータを活用してはおりません。しかし、案件ごとに分単位で工数を調べておりますので、案件ごとの適正な原価を把握し、そこから適正な価格を導いたり、業務改善を行う努力をしております。
ー これまで、どのような工数管理システムをご利用されていましたか。
勤怠管理システムに工数管理機能が備わっており、それを活用しておりました。
ー 工数管理機能があるにもかかわらず新たな工数管理ツールを探し始めた背景を教えてください。
実は、昨年末に勤怠管理システムをリプレイスしなければいけなくなりました。ところが、新しい勤怠管理システムには、工数管理機能が備わっていなかったのです。そこで、別途工数管理ツールを探し始めました。
微妙に感じていた工数管理の手間
ー そうですか。以前ご利用されていた工数管理機能に対して何か不満があったわけでは無いのですね。
大きな不満があったわけではありません。ただ、微妙に使いづらいなと感じていました。
そうですね、工数を記録した後の分析がしづらいとか、データを取得したいタイミングで自由に抽出できないとか、そういった使いづらさを私も感じておりました。
ー お感じになっていた「使いづらさ」とは何か、少し具体的に教えていただけますか。
作業する際にリアルタイムでタイマーを使うように工数を記録したかったのですが、以前使用していた工数管理システムはリアルタイムでの記録に対応していませんでした。
そのため別途Excel等を使って、作業時に工数を記録したりしていました。直接工数管理システムに工数を記録することが出来ず、不便を感じておりました。
Excelに記載した工数を、最終的に工数管理システムへデータを登録しければならず、とても面倒な作業でした。勤務時間の最後に工数管理システムへExcelの内容を転記するのですが、これを毎日、各社員は10分くらいかけて作業しておりました。
タイムデザイナーの作業時間を
リアルタイムで計測する機能が便利
（久保様）
ー ところで、何社の工数管理ツールを比較検討されましたか。
クラウド工数管理ツール2社、それからExcelのマクロを使うことも検討しました。
外国産のツールは、日本語で使い方を確認できないなど不便なので検討から外しました。
（タイムデザイナーで作業時間を記録する画面）
※実際のデータではありません
ー タイムデザイナーを導入した決め手を教えてください。
まず、ツール上でタスクごとに作業時間の記録ができること、また、リアルタイムでタイマーのように作業時間の記録ができることです。これができるツールはタイムデザイナーくらいだったと思います。
先ほどお話しましたとおり、工数をシステムに転記する作業は、社員一人あたり10分ほどかかっていました。タイムデザイナーを導入すれば転記作業が不要になります。採用代行部門には約200名の社員がいますので、タイムデザイナーを使えば1日あたり33時間ほどの作業を削減(※1)できることが見込めました。
月間で換算すると660時間ほどになり、無駄な時間を大きく削減できており、実際に効果を実感できております。
（※1）200名×10分＝約33時間。x 20営業日=660時間。
ー 先ほど、「以前は分析しづらかった」とおっしゃいました。タイムデザイナーで改善できましたか。
はい、いろいろ改善できました。以前は、販売管理システム上の案件データと工数のデータが紐づいていなかったため、私がデータの紐づけから行っていました。手作業なのでミスの心配もありました。
タイムデザイナーを導入すると、案件と工数がしっかり紐づいたデータを記録し、Excelファイル等でダウンロードできるので、データを加工したりする手間がなく、素早く分析作業を行えております。
タイムデザイナーには、社員ごとの時給・時間単価を登録できます。そのため、ダウンロードしたデータを使ってすぐにプロジェクトやタスクごとの原価計算を行えます。
タイムデザイナーに販売管理システムと共通のコードをもたせることで、取引先ごとの原価計算も速やかに行えております。
ー 開発部門としてタイムデザイナーの導入効果はありましたか。
経理部からの要請もあり、会計ルールにのっとって開発業務の工数を把握する必要があります。例えば、このタスクは原価なのか、それとも税務上の資産なのか会計上の資産なのか、もしくは販売管理費なのかといった区分を経理部は把握したいわけです。
タイムデザイナーには区分を登録しておけるため、容易に経理部の要請に応えられております。
ー 導入してみて分かったタイムデザイナーの良さは何かありますか。
以前は、集計された分析データしか社内で共有されていませんでした。しかし、タイムデザイナー導入後は、ツールを見れば誰が何の作業をしているのかリアルタイムに把握できます。そのおかげでマネージャーが、チームの問題に気づけたり、タスクの進捗が予定通りに進んでいないことが分かったりと、マネジメントする上でデータ活用の機会が増えたと感じています。
ー 社員の評判はいかがでしょうか。
タイムデザイナーは、自分が関与しているプロジェクトやタスクを、お気に入りタスクとして登録しておけますので、この機能がとても社員からは評判がいいです。以前は、全てのプロジェクトを記載したExcelファイルで管理していたので、膨大なプルダウンメニューの中から工数記録対象を探さなければならず、すごく手間でしたが、お気に入り登録しておくことで、自分が見るべきタスクを簡単に探し出すことができるようになりました。
Googleカレンダーの予定から作業時間の計画や記録を行えるので、会議などが多い管理職の人たちからも好評です。
工数管理ツールの導入を検討している企業にアドバイス
（遠藤様）
ー タイムデザイナーを本格稼働させるまで何ヶ月ほどを要しましたか。
1ヵ月のトライアル期間で環境構築を行い、その後すぐに本格稼働できました。要した期間は1ヵ月です。
ー 社員にはどのようにタイムデザイナーの使い方を指導しましたか。
私たちは、社員にツールの使い方をほとんど教えておりません。タイムデザイナーのホームページに分かりやすい解説動画がありますし、マニュアルも分かりやすかったので、それを見れば誰でもすぐに使い始められます。社員からの問い合わせもほとんどありませんでした。
タイムデザイナーで社員の作業状況が可視化されるため、きちんと工数入力していない社員がいたら、マネージャーが直ぐに見つけることができます。その都度、入力するように指導することができるので、社員の利用を推進しやすかったと思っています。
ー タイムデザイナーを有効に活用するための秘訣は何だと思いますか。
弊社の場合は、以前から工数管理をしておりましたので、改善しなければいけない事が分かっておりました。そこをタイムデザイナーで補うことができたわけです。そうした経験から言えることは、使い始める時にマスターをしっかり整理して設計しておくことが、タイムデザイナーを使いこなすための秘訣だと思います。
販売管理システムの取引先や会計区分のコード等を、タイムデザイナー側にも持たせたりすることで、企業固有の工数管理も実現できるのではないでしょうか。
ー 最後に、タイムデザイナーに対して期待することを教えてください。
タイムデザイナーは、積極的に機能追加を行っているので、ますます使いやすくなるのではないかと今後も期待しております。
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