生産性を可視化して、経営改善と社員の意識向上に役立てることができました

弊社は、リードの獲得からエンゲージメント向上、リピート客の獲得まで、IT や Web にまつわるサービスをワンストップで提供しております。

つい先日も、400 店舗を構える企業様から「売上全体の 10% を占める EC の売上をもっと伸ばしたい」とご相談をいただきました。弊社は EC サイトのリニューアル、店舗の POS データを活用したエンゲージメント向上をお手伝いさせて頂いております。

昨今、Cookie レス時代と言われて広告のターゲティングが難しくなってきました。将来を見据えると、既存顧客をより大切にする必要性が高まると思います。そのため弊社では「カスタマーエンゲージメントの第一人者」を目指すことを経営ビジョンに掲げています。

制作と開発を主に担当しています。

私は、広告やアフィリエイト、CRM のメール配信などの運用を主に担当しています。

社内では常時 400 件ほどの案件が動いています。そうした中、どの案件が利益を創出してどの案件が利益を出していないのかを把握するべく、案件単位の生産性（利益）を可視化するプロジェクトを立ち上げて試行錯誤しておりました。

現場ではタスク管理の強化が必要でした。工数管理にはツールを活用していましたが、タスク管理はほぼ個人任せだったからです。タスク漏れが原因で仕事が進んでいなかったり、進捗をチームで共有できていなかったりといった諸問題がありました。

新たにタスク管理ツールを導入する方法もありましたが、できれば工数とタスクを 1 つのツールで管理したいと考えていました。

様々な事業・案件がある中、利益が薄い事業・案件があるのを私は肌感覚で感じていました。受注すればするほど赤字が膨らむ、そんな事業・案件があるのではないかと。まさに経営課題の 1 つです。そこで、クライアントに提示する見積もりが妥当なのか等、事業・案件ごとの生産性を調べることにしたのです。

もう 1 つ背景があります。私が担当している運用部門は、営業部門のように成果を売上で見せることができません。案件ごとの成果を明確化し、運用部門の人的リソースの最適化を図るためにも、生産性の可視化は必要でした。

機能と金額に注目して複数のツールを比較検討しました。ネット検索でタイムデザイナーのホームページを見つけ、やりたいことができそうだと確認してから、トライアルを試すために問い合わせしました。

トライアルで満足のいく機能があることを確認できたのが大きな決め手です。トライアル期間では、運用部門の 30 名が実際にツールを使いました。結果として、工数管理とタスク管理をシームレスに実現でき、記録した作業時間のデータを活用して生産性の分析を行える目途が立ちました。

タイムデザイナーを実際に使ってみると、スタートとストップのボタンで作業時間を記録できる機能の便利さを実感できました。広告の仕事には「入稿」というタスクがあるのですが、30 分で終わる場合もあれば 1 時間かかる場合もあります。あらかじめ時間を決められないタスクが多い部門には、実際の作業時間を把握するのにピッタリの機能だと思います。

Google カレンダーと連携する機能やアラート機能はとても便利です。

個人の時間分析機能は、社員が自身の一か月を振り返るのに役立っています。

トライアルで満足できたので、そのまま実運用に入りました。とてもスムーズに使い始められたと思います。

30 分の説明会を開いてツール導入の背景と目的を社員へしっかり説明しました。タイムデザイナーにはいろいろな機能があることを踏まえ、活用する機能を絞ることで社員の導入負荷を軽減するようにも心がけました。徐々に使う機能を増やしていければいいと考えています。

生産性を把握できるようになったことは大きな効果です。社員の意識変化も見られました。タイムデザイナーの集計機能は誰でも使えるようにしてあるので、各案件の生産性がガラス張りになり、社員は自分の仕事がどれだけ会社へ貢献できているのか知ることができるようになったからです。

営業社員は売上によって貢献度が明確ですが、開発や運用などの間接部門の社員は会社への貢献がなかなかフォーカスされません。今後は、間接部門の社員の貢献度を可視化することで「こんなに会社へ貢献しているよ」と伝えられるようになりました。

案件単位の作業時間、セグメントごとの作業時間のデータを販売管理システムと連携させ、2 軸で管理会計に役立てる予定です。別途、部門間取引制度の導入も進んでおり、間接部門単体の P/L を可視化して経営判断に活かしていく予定です。

利用している中で困っていることを伝えたところ、すぐに改修していただけたので大変満足しています。開発スピードも早くて驚きました。

どんな企業にでもお勧めできるのではないかと思います。広告・マーケティング会社、弁護士事務所、人材会社など、作業時間を分析して生産性の把握をしたい企業でしたら便利さを実感できると思います。