Excel 管理から脱却し、導入わずか 2 ヶ月で工数管理のシステム化を実現できました

弊社は主に衣類・衣料品を商材としている小売業の会社となります。下着、靴下、ストッキング等の衣類商材を扱っており、販路としてはインターネット通販を使っています。

ネットの中でも主に EC モールと言われる、楽天市場、ヤフーショッピング、Amazon、最近で言うとメルカリ等、そういったモールに対してショップを出展して商品を販売するというのが主な事業になっています。商材は大手メーカーから仕入れる一方で、プライベートブランド商品も企画・販売しています。

私はマーケティング部という部署の部署長をしております。マーケティング部では、主にインターネット通販の店舗の運営を行う部署になります。

弊社では、主に 5 つの部署がありまして「管理部・商品部・マーケティング部・物流部・CS 部」があります。管理部はバックオフィス・経理等の仕事をする部門です。商品部・マーケティング部・物流部で、商品の仕入れからお客様に商品を届けるところまでを行っています。また、CS 部はお客様からの問い合わせなど、顧客対応を行う部署です。

商品部でバイヤー業務を行ったり、商品のページを作ったりして、その商品をインターネット通販のモールに登録して実際に販売していくのがマーケティング部。物流部では、その名の通り物流業務を行っています。

はい、商品の出品や各モールに広告を掲載したり、いわゆる販促と言われるところですね。例えば季節に応じて、「今ならこういった商品はどうですか？」というようなオススメ・販促を LINE やメルマガ等も使って行っています。そういった業務を行う部署の統括という立場で働いております。

もともとは日報という形で、メンバー各自がその日に何をやっていたかということを、退勤時に Excel ファイルに時間を入力していました。

Excel ファイルでの管理なので、時間記録が曖昧になってしまっていたり、記録を忘れてしまうというようなことも起きていました。記入する作業項目についても、メンバーごとに項目の粒度や名称がバラバラになってしまっていたりと、統一感がないというケースもありました。

一応日報として、皆に毎日記録は付けてもらってはいたけれども、データとして十分に管理・活用できていない状況でした。

そうですね。そんな中で、お客様のサポート対応をする CS 部という部署で、他の工数管理ツールを使い始めていました。

CS 部以外の他の部署でも、Excel 管理ではなくシステム化されたものを使っていかないと、全社的にきちんと工数管理をしてその活用をしていくことができないよね、ということで、全体でのシステム導入を検討し始めました。

また、今年に弊社の物流センターが竣工したこともあり、全体的に業務フローの見直し・改善も進めていました。その一環で、社内の内線として一人一台スマートフォンを会社支給したんです。物流等も扱うため、常にデスクワークをしているメンバーばかりではないのですが、スマートフォンを活用してアプリで工数管理等もできるようにしたい、という点でも検討を進めていました。

まずは導入コストが比較ポイントになりました。これまで Excel 管理で記録していたところから、まずは何かシステムを導入しようというフェーズですと、導入コストが低い方がトライしやすいです。

その点、他のツールと比較して、タイムデザイナーは月額のコストが低く抑えられ、初期費用もかからないため、全社的に導入するにあたってハードルが低かったというのが理由の一つになります。

先ほどお話しした通り、メンバーがスマートフォンで工数を記録できることです。また、メンバーが使い続けやすいように、なるべくシンプルな操作性のツールの方が良いとも思っていました。タイムデザイナーはスマートフォン対応をしており、シンプルな使い勝手でしたので、その点でもマッチしていると感じて採用しました。

まずは 1 週間ぐらいで各部署長で作業項目のマスタ設計などを行って、そこからメンバー皆で工数を記録し始めました。作業項目の粒度や精度は追々改善していくという前提で、ひとまず使い始めた形です。

全社的に導入して、ある程度の期間の工数も見れるようになってというのが、導入開始から大体 1〜2 ヶ月ぐらいだと思います。

あまり苦労した点というのは思い浮かばないですね。一部、使っていく中でシステム的な不具合にあたってしまったことはありましたが、連絡をしたらすぐに対応していただけたので、特に導入に支障があったということも無かったです。

それぞれの部署メンバーがその日何をしているのかが、はっきりと見えるようになりました。以前も Excel ファイルを開いて集計すれば確認できましたが、手間が大きく現実的ではありませんでした。

タイムデザイナーを導入して、Web ブラウザ上でクリックしていけば簡単に見たいものが見れるようになったので、その点がすごくありがたいなと感じています。

また、Web ページの制作を行っている部署であれば、1 つの商品のページを作るのにどれだけの時間がかかっているのかといったようなことも、より具体的な数字を出して見られるようになったので、それを目標設定に活かしたりといったこともできるようになってきました。

現状はまだ導入して 2 ヶ月ちょうどといったところですので、各部署で作業項目の定義等を改善しながら、皆で工数を記録していこうという段階になっています。

弊社では年に 2 回、会社の大きなイベントとして棚卸しがあります。棚卸し業務は作業量が多いため、物流部のメンバーだけではなく、他の部署のデスクワークのメンバーも手伝って作業を進めたりしています。

今回、タイムデザイナーを導入してから初めての棚卸しがあったのですが、デスクワークのメンバーは「物流ヘルプ」というような作業名で工数を記録し、物流メンバーは「棚卸し」という作業名で記録していました。このような表記揺れを今後「棚卸し」という項目に統一していけば、会社全体で棚卸しにかかった時間・コストを簡単に把握できるようになるかと感じていますので、そのあたりの精度を上げていきたいと考えています。

そうして改善を進めていけば、いずれは各業務にかかるコスト等を分析することができるようになり、より経営判断にも役立てることができるのではないかと感じています。

Google カレンダーと連携できるのはありがたいなと思いました。Google カレンダーの予定からワンクリックで工数を記録することができるので、そこはすごく便利だなと思いました。

あとは全体的に画面の操作性・GUI が結構シンプルなので、そこが使いやすいと感じています。やはり複雑な画面や機能だと皆嫌になってしまうかと思いますので、シンプルで使いやすいという点も良かったです。導入時にも、メンバーに操作の説明等はあまりしていなかったのですが、直感的に使えていたようでした。

また、何か不具合を見つけたり質問があった場合にも、問い合わせのレスポンスが早く迅速に対応していただけたので、サポート面でも安心感がありました。

どの業種でも工数を管理していかなければならないというのは変わらないかと思っています。特定の業種に限らず、工数管理をちゃんと始めなければというところに課題を感じている企業さんであれば、タイムデザイナーは導入コストも低く、使い勝手もシンプルでトライしやすいかと思いますので、ぜひ一度検討してみると良いのではないかと思います。